Buchführung, Aufbewahrung und Datenzugriff (GoBD)

Als der Buchführungspflicht unterliegender gewerblicher Unternehmer wurden Sie sicherlich in letzter Zeit mehrmals mit dem Kürzel "GoBD" konfrontiert. Die Buchstaben stehen für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Dieser neue Begriff findet sich zugleich als Überschrift für das im November des vergangenen Jahres vom Bundesfinanzministerium erlassene Schreiben. Mit diesem neuen Erlass wurden die Ihnen sicherlich bisher bekannten GDPdU – dieses bürokratische Monster stand für die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Steuerpflichtige bei der Erstellung ihrer (elektronischen) Buchführung und der Aufbewahrung" – abgelöst. Ebenso in die GoBD eingearbeitet wurden die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)".

Seit 2015 gibt es also nur noch die GoBD. D. h., als gewerblicher Unternehmer müssen Sie seit diesem Jahr, genauer gesagt für Geschäftsjahre (Veranlagungszeiträume), die nach dem 31.12.2014 beginnen, die neuen Grundsätze beachten. 

Allgemeine Anforderungen

Nach den GoBD muss die elektronische Buchführung

  • nachvollziehbar,
  • nachprüfbar,
  • zutreffend,
  • klar,
  • zeitnah,
  • fortlaufend und
  • unveränderbar

sein.

Diese Grundsätze erwähnt das Bundesfinanzministerium in dem GoBD-Schreiben zwar nicht explizit, sie sind Ihnen aber sicherlich bekannt. Beachten Sie jeden Punkt unbedingt genau und sprechen Sie uns im Zweifelsfall an. So bedarf es bei der elektronischen Buchführung der lückenlosen Dokumentierung eines jeden Geschäftsvorfalls. Jeder Geschäftsfall ist dabei ausreichend zu bezeichnen.

Besondere Anforderungen an elektronische Belege

Die Finanzverwaltung hat hinsichtlich der besonderen Anforderungen mit elektronischen Belegen in dem GoBD-Schreiben zutreffend erkannt, dass klassische Belege in Papierform oftmals nicht mehr vorliegen. Es wird von Seiten der Finanzverwaltung daher nicht beanstandet, wenn die Vorschriften des autorisierten Anwendungsverfahrens angewendet worden sind und alle Buchungen tatsächlich durchgeführt wurden. Letzteres ist insbesondere für monatlich wiederkehrende Dauersachverhalte maßgeblich, etwa bei der Verbuchung von Abschreibungen.

Besondere Sorgfalt sollten Sie auch der erforderlichen Verfahrensdokumentation zuwenden. Darin müssen Sie alle Prozesse der Abwicklung der elektronischen Buchführung darstellen, angefangen vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung. Eine den GoBD konforme Dokumentation muss u. a. eine allgemeine Beschreibung sowie eine System- und Betriebsdokumentation umfassen. 

Pflichtangaben in Buchungsbelegen

Besonders sorgfältig sollten Sie die neuen Pflichtangaben auf jedem Buchungsbeleg beachten. Diese hat das Bundesfinanzministerium in dem GoBD-Schreiben in einer übersichtlichen Tabelle zusammengefasst. Unter anderem müssen Sie auf folgende Angaben achten:

  • Eindeutige Belegnummer
  • Angaben über Belegaussteller und -empfänger
  • Angaben über den Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt

Außerdem wird eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls verlangt. Und es sind ein Belegdatum sowie der verantwortliche Aussteller zu nennen (z. B. der Bediener der Kasse).

Diese Aufzählung ist nicht abschließend. 

Internes Kontrollsystem

Zu den wesentlichen Punkten der GoBD zählt die Einrichtung eines internen Kontrollsystems. Dabei muss ein solches nicht bloß eingerichtet werden, das Bundesfinanzministerium verlangt auch eine ausreichende Protokollierung. Die wesentlichen Punkte, die Ihr internes Kontrollsystem erfüllen muss, haben wir Ihnen in der beiliegenden Checkliste zusammengestellt. Weitere Auskünfte erteile ich/erteilen wir gerne auf Anfrage.

Unveränderbarkeit der Daten und Datensicherheit

Das Gebot der Unveränderbarkeit von Buchführungsdaten ist gesetzlich verankert und Ihnen bereits bekannt. Das Gebot bedeutet, dass Sie Ihre Buchungsdaten nicht in der Form abändern dürfen, dass die ursprünglichen Aufzeichnungen nicht mehr feststellbar sind. Wie die gesetzlichen Regelungen aus Sicht der Finanzverwaltung in der Praxis umzusetzen sind, erläutern die neuen GoBD im Detail. Hierzu gibt es einige Besonderheiten, die wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch erläutern.

In diesem Zusammenhang warnen wir vor dem Einsatz von Manipulationssoftware. Dies führt zur Verwerfung Ihrer gesamten elektronischen Buchführung!

Außerdem möchten wir Sie an dieser Stelle noch auf das Erfordernis der Datensicherheit hinweisen. Schon aus eigenem Interesse werden Sie für eine ausreichende Datensicherung sorgen. Das BMF weist in den GoBD ausdrücklich darauf hin, dass eine Buchführung mit nicht ausreichend geschützten Daten nicht als formell ordnungsgemäß angesehen wird. Zu einer Verwerfung Ihrer Buchführung kann es in diesem Fall auch kommen, obwohl Sie sämtliche sonstige Formalitäten eingehalten haben. Daher sollten Sie diesen Punkt auf keinen Fall vernachlässigen. Sprechen Sie uns an.

Elektronische Aufbewahrung

Schließlich verwendet die Finanzverwaltung einen gesonderten Abschnitt für die elektronische Aufbewahrung. Diese Grundsätze sollten Sie besonders beachten. Denn Ihre nächste Betriebsprüfung kommt bestimmt. Die von der Finanzverwaltung aufgestellten GoBD fassen den Umfang der Aufbewahrungspflichtigen – unter Bezugnahme auf die einschlägige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs – sehr weit. Aufzubewahren haben Sie danach alle Unterlagen, die zum Verständnis und der Überprüfung der für die Besteuerung grundsätzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Diese allgemeine Aussage ist besonders in solchen Fällen problematisch, wo sich erst im Nachhinein herausstellt, welche Unterlagen von Bedeutung gewesen wären. Zwar finden sich in den GoBD einigen Beispiele, jedoch keine abschließende Aufzählung aller aufzubewahrenden Unterlagen. Wir halten für Sie eine Liste der Unterlagen bereit, die im Einzelfall von Bedeutung sein können. 

Einer der Kerngrundsätze aus den GoBD zur elektronischen Aufbewahrung ist, eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Ein Ausdruck der Dokumente zur Papierverwahrung in einem Ablageordner verstößt demnach grundsätzlich gegen die GoBD! Die Finanzverwaltung lässt allerdings Umformatierungen und Dateiumwandlungen unter bestimmten Voraussetzungen zu. 

Einscannen von Unterlagen

Einen gesonderten Abschnitt enthalten die GoBD bezüglich des Einscannens der in Papierform erhaltenen Buchführungsunterlagen. Es sind danach umfassende Dokumentierungen zu erstellen. Unter anderem ist festzuhalten, wer die Dokumente gescannt hat und wann dies geschehen ist. 

Die GoBD enthalten allerdings nicht ausschließlich verschärfende Regelungen. Begrüßenswert ist die Streichung der Forderung, beim Einsatz eines Archivsystems die gleichen qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen wie im Produktivsystem.

Unser Service für Sie

Die Ihnen vorstehend erörterten wesentlichen Punkte aus den neuen Grundsätzen für die ordnungsgemäße elektronische Buchführung der Finanzverwaltung entfalten zwar keinen Rechtscharakter. Die maßgeblichen gesetzlichen Grundlagen für die Führung von Büchern und Aufzeichnungen finden sich wie bisher im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung. Diese gelten unverändert weiter und werden durch die GoBD nicht berührt. Die neuen GoBD sollten Sie vielmehr als ergänzendes "ungeschriebenes Recht" betrachten. Denn spätestens bei Ihrer nächsten Betriebsprüfung kommt es auf diese an.

Die GoBD bedürfen zweifelsohne der näheren Erläuterung und einer Schritt-für-Schritt-Umsetzung in der DV-gestützten Buchführung Ihres Unternehmens. Dabei gilt es, sich mit den neuen Grundsätzen möglichst frühzeitig auseinanderzusetzen. Denn, wie die Finanzverwaltung in dem GoBD-Schreiben betont, liegt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung elektronischer Bücher allein beim Geschäftsinhaber (Steuerpflichtigen). Dies gilt auch dann, wenn der Gewerbetreibende einen Dritten beauftragt.

Wir stehen Ihnen für weitere Erläuterungen der neuen Grundsätze im Rahmen einer individuellen Beratung zur Verfügung. Gerne leisten wir auch Unterstützung bei der Umsetzung der neuen Regelungen im Rahmen Ihrer Betriebsbuchführung, insbesondere in Bezug auf die Einrichtung des erforderlichen internen Kontrollsystems sowie der Verfahrensdokumentation. Wir erstellen selbstverständlich auch Ihre elektronische Buchführung nach den GoBD vollumfänglich für Sie.

Niggemann Steuerberatung