Rechnungen richtig erstellen und Vorsteuerabzug sichern

Das Umsatzsteuergesetz fordert für zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnungen bestimmte Mindestangaben. Die Zahl der Mindestangaben wurde in letzter Zeit u. a. durch Umsetzung der EU-Rechnungsrichtlinie in nationales Recht stetig erweitert. Darüber hinaus ist eine wichtige Änderung bei der Ausstellung von Rechnungen über Bauleistungen eingetreten. Nachfolgend wollen wir Sie über die aktuellen Neuerungen informieren und Ihnen aufzeigen, was Sie beachten müssen, wenn Sie Rechnungsaussteller bzw. zum Vorsteuerabzug berechtigter Rechnungsempfänger sind.

Ausstellen von Rechnungen

Haben Sie als Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen ausgeführt, sind Sie von Gesetzes wegen verpflichtet, dem Leistungsempfänger eine Rechnung auszustellen. Dies gilt auch bei Lieferungen oder Leistungen an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist. Die wohl wichtigsten Bestandteile einer Rechnung sind der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers. Verfügt Ihr Kunde (der Leistungsempfänger) über ein Postfach oder über eine Großkundenadresse, ist es ausreichend, wenn diese Daten anstelle der Anschrift angegeben werden. Bei Unternehmern, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, können Sie jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift angeben. Des Weiteren haben Sie als leistender Unternehmer Ihre Steuernummer oder wahlweise die Ihnen vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung anzugeben.

Außerdem müssen Sie jede Rechnung mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen. Dies wird unserer Erfahrung nach von der Betriebsprüfung penibel genau untersucht. Durch die Vergabe solcher Nummern soll sichergestellt werden, dass jede von einem Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Nummernkreise können auch für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten usw. festgelegt werden. Bei Dauerverträgen reicht es aus, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z. B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Die entsprechenden Zahlungsbelege benötigen keine gesonderte fortlaufende Nummer.

In jeder Rechnung müssen Sie außerdem den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung angeben. Das gilt auch dann, wenn Sie ein Teilentgelt für eine noch nicht ausgeführte Leistung vereinnahmen, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist. Schließlich darf in jeder Rechnung, die Sie ausstellen, das Entgelt nicht fehlen. Dieses müssen Sie nach Steuersätzen und eventuellen einzelnen Steuerbefreiungen getrennt aufschlüsseln. Welche von Ihnen ausgeführten Umsätze eventuell steuerbefreit und extra auszuweisen sind, erläutere ich/erläutern wir Ihnen gerne. Vergessen Sie auch nicht, jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, also Rabatte oder Skonti, anzugeben, sofern Sie die Minderung nicht bereits im Entgelt berücksichtigt haben. Ich sage/Wir sagen Ihnen gerne, welche Formulierung sich hierzu am besten eignet.

Besteht die Rechnung aus mehreren Dokumenten, müssen in einem dieser Dokumente mindestens das Entgelt und der Steuerbetrag angegeben sein. Außerdem sind in diesem Dokument alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die erforderlichen Angaben insgesamt ergeben.

Rechnungen bei Anzahlungen und Endabrechnungen

In den Fällen, in denen der Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Vorauszahlungen oder Anzahlungen, müssen Sie keinen Lieferungs-/Leistungszeitpunkt angeben. Ersatzweise müssen Sie allerdings auf der Rechnung kenntlich machen, dass Sie über eine noch nicht erbrachte Leistung abrechnen. Bei periodisch wiederkehrenden Zahlungen im Rahmen von Dauerschuldverhältnissen ergibt sich der Zeitpunkt der Leistung aus Vereinfachungsgründen durch die Zuordnung der Zahlung zu der Periode, in der sie geleistet wird. Damit Ihre Kunden sich bereits bei Anzahlungen die Vorsteuer erstatten lassen können, müssen Sie auf Anzahlungsrechnungen die Umsatzsteuer ebenfalls ausweisen. Stellen Sie dann über die gesamten erbrachten Leistungen eine Endabrechnung, müssen Sie die während der Leistungserbringung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abziehen. Wir bieten Ihnen hier unseren Rechnungsprüfungsservice an. 

Abrechnung per Gutschrift

Unter Gutschrift wird eine "Rechnung" verstanden, die vom Leistungsempfänger (z. B. Kunde, Auftraggeber) ausgestellt wird. Bei der Gutschriftabrechnung können Sie mit Ihrem Geschäftspartner frei vereinbaren, ob Sie als Auftragnehmer oder Ihr Kunde als Auftraggeber abrechnet. Ist vereinbart, dass Sie abrechnen, muss dieser Sachverhalt in der Rechnung gesondert angegeben werden. Hierzu müssen Sie zwingend das Wort "Gutschrift" auf die Rechnung schreiben. Um Verwechslungen zu vermeiden, sollten Sie für Rückzahlungen, Stornierungen oder Rabattgewährungen unbedingt eine andere Bezeichnung als "Gutschrift" wählen.

Mittels Gutschrift können Sie auch steuerfreie Umsätze abrechnen. Gutschriften eignen sich auch, wenn bei Ihnen als leistendem Unternehmen die Steuer nicht erhoben wird, weil Sie unter die sog. "Kleinunternehmerregelung" im Sinne des Umsatzsteuergesetzes fallen. Beachten Sie, dass Sie im Fall der Gutschrift die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers (also Ihre Steuernummer oder, sofern vorhanden, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) angeben. Zu diesem Zweck müssen Sie von Ihrem Geschäftspartner seine Steuernummer oder ersatzweise seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erfragen. Im Gutschriftenverfahren vergeben Sie als Gutschriftaussteller die fortlaufende Rechnungsnummer.

Unser Service für Sie

Wann Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen, was Sie dabei im Einzelnen zu beachten haben, welche Vor- und Nachteile sich daraus für Sie ergeben und was zu tun ist, wenn der Empfänger der Gutschrift eine unrichtig oder unberechtigt ausgewiesene Steuer schuldet, erläutern wir Ihnen gerne.

Empfang von Rechnungen und Vorsteuerabzug

Wollen Sie aus empfangenen Lieferungen und Leistungen die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer absetzen, muss die Rechnung alle oben genannten formellen Voraussetzungen erfüllen (Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen, siehe unten).

Innergemeinschaftliche Lieferungen

Führen Sie sog. innergemeinschaftliche Lieferungen durch, müssen Sie neben Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (als leistender Unternehmer) auch die des Leistungsempfängers angeben. Auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft müssen Sie hinweisen. Wir empfehlen hierzu, den im Gesetz genannten Hinweistext "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" zu verwenden.

Rechnungsstellung über Bauleistungen

Führen Sie Bauleistungen aus oder nehmen Sie solche als Unternehmer in Anspruch, kommt es regelmäßig zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Das heißt nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger ist Schuldner der Umsatzsteuer.

Zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft kommt es insbesondere dann, wenn der Leistungsempfänger selbst Unternehmer ist und selbst Bauleistungen nachhaltig erbringt oder erbracht hat. Das Bundesfinanzministerium hat Details in einem neuen Erlass geregelt, den wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung stellen. Legt der Leistungsempfänger eine gültige Freistellungsbescheinigung vor, können Sie in der Regel davon ausgehen, dass dieser die an ihn erbrachte Leistung seinerseits für eine Bauleistung verwendet und es zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft kommt. Eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft ist gleichfalls anzunehmen, wenn der Leistungsempfänger von der zuständigen Finanzbehörde die auf 3 Jahre befristete Bescheinigung "USt 1 TG" vorlegt, aus der sich die nachhaltige Tätigkeit des Unternehmers ergibt.

Bagatellgrenze 

Auch Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken fallen grundsätzlich unter diese Regelung. Es gibt hier jedoch die Bagatellgrenze von 500 EUR. Und selbst wenn der Nettorechnungsbetrag überschritten wird, zählen Wartungsarbeiten nur dann als Bauleistungen, wenn Teile verändert, bearbeitet oder ausgetauscht werden. Gerne prüfen wir für Sie, wer in Ihrem konkreten Fall die Umsatzsteuer auf die Bauleistungen schuldet.

Liegen die Voraussetzungen für eine Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers vor, darf der leistende Unternehmer ausschließlich den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Die Rechnung muss – wie bereits erwähnt – den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" enthalten.

Sind Sie als Leistungsempfänger einer Bauleistung der Schuldner für die Umsatzsteuer, dürfen Sie auf keinen Fall die Umsatzsteuer an den leistenden Unternehmer zahlen. Vielmehr müssen Sie die Umsatzsteuer direkt an die Finanzkasse abführen.

Für die Erfassung solcher Umsätze bei der eigenen Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung gelten Besonderheiten. Wir beraten Sie gerne, wie Sie als Leistungsempfänger die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen.

Kleinbetragsrechnungen von bis zu 150 EUR

Unter Kleinbetragsrechnungen werden solche über einen Gesamtbetrag von bis zu 150 EUR verstanden. Stellen Sie solche Rechnungen aus oder erhalten Sie solche Rechnungen, müssen diese keine fortlaufende Nummer enthalten. Als formale Voraussetzung bzw. zum Vorsteuerabzug genügt, wenn der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung und das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz genannt sind. Im Fall einer Steuerbefreiung genügt ein entsprechender Hinweis darauf. Formulierungsvorschläge halten wir für Sie bereit.

Elektronische Rechnungsstellung

Elektronische Rechnungen sind seit wenigen Jahren den Papierrechnungen gleichgestellt. Das heißt aber nicht, dass Sie von sich aus nur noch elektronische Rechnungen erstellen können bzw. solche akzeptieren müssen. Eine elektronische Rechnungsfakturierung erfordert stets die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Dies u. a. deshalb, weil der Rechnungsempfänger das Risiko des Vorsteuerabzugs trägt. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen elektronisch zu archivieren. Die Zustimmung hat ausdrücklich zu erfolgen, kann ggf. aber auch konkludent, z. B. durch Zahlung der Rechnung, gegeben sein.

Aufbewahrung elektronischer Rechnungen

Lassen Sie uns noch abschließend auf die elektronische Archivierung zu sprechen kommen. Die Finanzverwaltung vertritt die Auffassung, dass der Ausdruck eines elektronischen Dokuments und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments gegen die Aufbewahrungspflichten verstossen. Denn der Ausdruck würde lediglich eine Kopie des elektronischen Dokuments darstellen, und ist daher nach Auffassung der Finanzverwaltung beweisrechtlich einem originären Papierbeleg nicht gleichgestellt.

Bei elektronischer Rechnungsstellung bzw. Archivierung muss eine umfassende System- und Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Sprechen Sie mit uns, bevor Sie Ihren Geschäftspartnern gegenüber einer elektronischen Rechnungszustellung zustimmen. Bedenken Sie auch, dass im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau Betriebsprüfer elektronische Rechnungen verstärkt prüfen und dabei auch das Datenverarbeitungssystem Ihres Unternehmens nutzen.

Niggemann Steuerberatung Dortmund ( Wambel )